Durante de muchos años he estado preparando (y sigo haciéndolo) presentaciones comerciales para vender, he asistido a cientos de reuniones con clientes y he compartido tiempo de mi vida personal y profesional con algunos de los mejores vendedores de Málaga como Josechu Bengoa, Antonio Campos o Ignacio Luque. De todo este tiempo he aprendido muchas cosas y, día a día, sigo intentando sacar el máximo partido a mis presentaciones comerciales.
Quiero reflexionar sobre algunos de los puntos más importantes que he aprendido durante este tiempo a la hora de preparar presentaciones eficaces. Estas ideas que vas a leer a continuación son algunas de las que intentamos transmitir en los cursos de hablar en público de Despiertoos a los vendedores que nos llaman para mejorar su puesta en escena, su capacidad para hablar ante clientes y para hacer presentaciones originales y creativas que vendan.
Alcanza el éxito. Realiza presentaciones eficaces.
1. ¿Una presentación en Power Point para exponer o para enviar?
Lo primero que debes tener en cuenta a la hora de preparar una presentación profesional es el uso que le vas a dar. ¿La vas a usar en una reunión con tu cliente? ¿Es simplemente para enviarla por correo?
Cuando preparas presentaciones de Power Point para exponer en una reunión con un cliente debes enfocarla como un apoyo para tu discurso, una guía que te servirá de base para mostrar algunos datos, ideas en las que quieras enfatizar o argumentos más complejos. En este caso, la presentación debe ser más visual y puedes jugar con las transiciones y efectos para mejorar la puesta en escena. La presentación no tiene por qué tener un significado completo, ya que se complementará con tu discurso.
En cambio, si trabajas en una presentación que vas a enviar por correo, esta debe tener un significado completo por sí misma. Ten en cuenta que la persona que la verá estará sola frente al ordenador, por lo que debe comprender con todo detalle la presentación completa sin que tú estés delante. Igual que en el caso anterior, ha de ser atractiva y visual, aunque aquí los efectos y las transiciones juegan un papel menor, ya que la puesta en escena no se produce. Lo más importante es que asegures una correcta visualización; para ello, la mejor solución es enviar en formato PDF y con un tamaño de archivo reducido. Hay herramientas online como IlovePDF que permiten comprimir los archivos sin que pierdan mucha calidad.
Realiza presentaciones eficaces. Mejora tu puesta en escena.
1. ¿Una presentación en Power Point para exponer o para enviar?
Lo primero que debes tener en cuenta a la hora de preparar una presentación profesional es el uso que le vas a dar. ¿La vas a usar en una reunión con tu cliente? ¿Es simplemente para enviarla por correo?
Cuando preparas presentaciones de Power Point para exponer en una reunión con un cliente debes enfocarla como un apoyo para tu discurso, una guía que te servirá de base para mostrar algunos datos, ideas en las que quieras enfatizar o argumentos más complejos. En este caso, la presentación debe ser más visual y puedes jugar con las transiciones y efectos para mejorar la puesta en escena. La presentación no tiene por qué tener un significado completo, ya que se complementará con tu discurso.
En cambio, si trabajas en una presentación que vas a enviar por correo, esta debe tener un significado completo por sí misma. Ten en cuenta que la persona que la verá estará sola frente al ordenador, por lo que debe comprender con todo detalle la presentación completa sin que tú estés delante. Igual que en el caso anterior, ha de ser atractiva y visual, aunque aquí los efectos y las transiciones juegan un papel menor, ya que la puesta en escena no se produce. Lo más importante es que asegures una correcta visualización; para ello, la mejor solución es enviar en formato PDF y con un tamaño de archivo reducido. Hay herramientas online como IlovePDF que permiten comprimir los archivos sin que pierdan mucha calidad.
2. Conversar es mejor que leer o mirar una presentación
Está claro que la presentación es un apoyo fundamental como recurso comercial. Pero no es lo más importante. Ten en mente que la presentación es solo un recurso más y que donde se consiguen resultados de verdad es en la conversación, en el cara a cara.
Por tanto, habla con tu cliente, escúchale. Tu cliente no va a comprar tu presentación, te va a comprar a ti.
3. Usa la presentación solo para cosas concretas
La presentación es un recurso muy útil para algunas cosas concretas como mostrar números, gráficos, datos en general. También para esquematizar y enseñar cuál es la estructura de una propuesta o para aclarar ideas de una argumentación compleja. Y, por supuesto, para rematar una oferta y dar sensación de solvencia. Por tanto, puedes recurrir a ella cuando tengas que tratar temas más abstractos durante la puesta en escena.
4. Que hable tu cliente
No hay nada que le guste más a un cliente que hablar de sí mismo. Por tanto, déjale hablar. Pregúntale. Una y otra vez. Y vuelve a preguntar. Y tú, limítate a escuchar. Intenta que se exprese todo lo posible. De esta forma podrás conocer más sobre su negocio y descubrir más a fondo su necesidad. Esto te permitirá adaptar tu discurso a su lenguaje y a las necesidades de su empresa.
[bctt tweet=»No hay nada que le guste más a un cliente que hablar de sí mismo. Por tanto, déjale hablar. Pregúntale. Una y otra vez. Y vuelve a preguntar. Y tú, limítate a escuchar #PresentacionesEficaces» username=»despiertoos»]5. Si hablas tú, no hables de ti
Cuando te toque a ti arrancar una presentación, el comienzo más eficaz es si empiezas hablando de tu cliente. ¿Y qué puedes contarle? Háblale de cómo has entendido su empresa, de cómo has comprendido sus problemas, de cómo has interpretado su sector, de cómo has analizado su competencia. De esta forma, ambos os pondréis en contexto y podréis poner en común vuestras ideas sobre el proyecto que estáis a punto de iniciar juntos.
6. No cargues la presentación
La simplicidad es la máxima sofisticación. No cargues la presentación con párrafos interminables de texto, con miles de números que no destacan unos sobre otros. La mejor presentación es la que impacta y, para ello, debes seleccionar el contenido que pones. Procura que se diferencia, que sea impactante. Elige palabras concretas. Frases cortas que resuman una idea. Números que dejen huella.
Si necesitas acompañar la presentación de texto que explique las ideas más en profundidad o de números, puedes incluir anexos en una hoja de cálculo o en un documento de texto.
7. Usa las presentaciones repositorio
Después de mucho tiempo trabajando con presentaciones comerciales, en Despiertoos hemos adoptado un nuevo concepto denominado presentaciones repositorio. Pero, ¿qué son? ¿y por qué son tan útiles?
En Despiertoos llamamos presentaciones repositorio a aquellas presentaciones que contienen un número reducido de diapositivas con la información clave de la propuesta comercial junto a otras diapositivas a las que podemos recurrir a medida que surjan temas a tratar.
Para entenderlo mejor: la primera parte de la presentación contiene 5, 10 o 15 diapositivas hechas a propósito para el cliente; la segunda parte contiene diapositivas previamente hechas que contienen casos de éxito, ejemplos de nuestro trabajo o cualquier otro contenido que consideremos interesante a la hora de vender nuestro producto o servicio.
Las presentaciones repositorio son efectivas, porque permiten tratar muchos temas, mostrar bien nuestras capacidades y requieren menor tiempo de elaboración.
En resumen…
Debes quedarte con la idea de que la presentación no es lo más importante en una reunión comercial. Tiene más peso la conexión con la persona, entender su negocio y escuchar al cliente para adaptar nuestro discurso y, a partir de ahí, aportar soluciones.
Será mejor si llevas una presentación comercial abierta que te permita tratar muchos temas que si llevas una presentación cerrada y sin vías de escape que intentas meter con calzador.
